¿Qué hace una wedding planner? - Blog | Restaurante El Pantano

¿Qué hace una wedding planner?

Hoy repasamos cuáles son las funciones de una planificadora de bodas para responder a la pregunta ¿Qué hace una wedding planner?

6 agosto 2018
que hace una wedding planner

Aunque parece una pregunta simple, la respuesta a “¿Qué hace una wedding planner?” cambia con cada cliente con el que una wedding planner decide trabajar.

Esta imprevisibilidad es una de las principales razones por las cuales el campo de planificación de bodas es tan atractivo para muchos, pero si tú estás pensando en contratar este servicio y no tienes muy en claro qué es lo que esta persona podrá hacer por ti, hoy vamos a repasar algunas de las principales actividades que desarrollan estas profesionales. Vamos a verlas.

Consulta inicial

La consulta inicial entre la wedding planner y el cliente sirve para establecer las bases de lo que el cliente espera de sus servicios y lo que planea hacer por su cuenta. Cuando hablamos de “el cliente” puede ser la novia, el novio, la madre o el padre de la novia, la madre o el padre del novio o cualquier combinación de estas personas. De ti y de tu pareja depende quién será este cliente (muchas parejas prefieren delegar la organización en sus padres, mientras que muchas otras prefieren manejarlo todo por su cuenta), aunque siempre debes ser consciente de que la última palabra siempre tendrá que ser vuestra.

Cuando una wedding planner se encuentra por primera vez con un cliente, la conversación debe consistir simplemente en explicar los paquetes disponibles y discutir brevemente el tipo de boda que desea el cliente. Por lo general, una wedding planner es contratada para un Servicio Completo o Día de Coordinación, y es imperativo que la profesional explique completamente al cliente qué está incluido en cada uno de sus paquetes.

El Día de Coordinación implica cuidar todos los detalles logísticos de la boda el día de la boda. En cambio, cuando hablamos de un Servicio Completo nos referimos a un servicio que incluye el Día de Coordinación y muchas otras cosas más, como administrar el presupuesto, los proveedores, los lugares y todos los detalles esenciales para planificar una boda.

Un planificador de bodas normalmente tendrá una lista impresa de lo que está incluido en cada uno de sus paquetes; sin embargo, las necesidades de cada cliente aún variarán ampliamente según el tema, el lugar, el presupuesto, los vendedores y la personalidad del cliente. El asesoramiento específico o las referencias de los proveedores no se suelen discutir hasta que se firma un contrato y el cliente pagua un depósito.

Entonces, para saber exactamente qué hace una wedding planner, necesitarás saber la diferencia entre los dos tipos de servicios, comenzaremos con el más simple de los dos.

 

Día de coordinación

La mayoría de las novias tienen una idea bastante clara de lo que quieren el día de su boda, por lo que muchas veces se niegan a que otra persona planifique los detalles de un día tan especial. Pero incluso las novias más independientes también reconocen que el día de su boda debe ser sobre disfrutar y pasarlo bien, sin tener que andar prestando atención a cada mínimo detalle. En este caso, necesitarán ayuda.

Dado que estas novias ya se han ocupado de todas las preparaciones previas a la boda, y todo lo que necesitan es ayuda el día de su boda, lo que estarán buscando es un Día de Coordinación (el nombre puede variar, claro está). Repasemos exactamente lo que se suele incluir en este tipo de servicios.

 

Antes de la boda

La primera responsabilidad de la wedding planner será revisar los contratos de cada proveedor que el cliente haya elegido contratar. Luego se comunicará con los vendedores aproximadamente una semana antes de la boda y se presentará y se asegurará de que los proveedores tengan correcta la información de fechas, horas y teléfonos de contacto

Para garantizar un día de boda sin problemas, una wedding planner debería crear una línea de tiempo detallada que incorpore la línea de tiempo de los fotógrafos, la del DJ y la suya propiadurante toda la duración de la boda. La novia, el novio, sus familias, el fotógrafo y el DJ deben aprobar la línea de tiempo para garantizar que todos estén sincronizados.
Sumado a esto, la wedding planner también se encarga de guiarte y ayudarte en prácticamente cualquier otro aspecto de la boda en que puedas necesitar de la visión de una persona preparada y acostumbrada a trabajar en este tipo de eventos. Así, no importa si necesitas ayuda para elegir las invitaciones o los detalles de boda, si el novio busca una opinión preparada acerca de su traje o si queréis planificar el menú de vuestra boda de la mejor manera, la wedding planner podrá ayudarte en todo eso y mucho más. Solo tienes que recordar comentar con ella todo lo que vayas a necesitar antes de firmar el contrato para asegurarte de que todo lo que precises esté incluido en el servicio que contrates.

El día de la boda

El día de la boda, la wedding planner debe llegar al lugar lo suficientemente temprano como para supervisar a todos los proveedores y responder a cualquier pregunta que pueda surgir. También debe asegurarse de que la novia, el novio, el DJ y el fotógrafo estén informados con antelación de cada evento (entrada, primer baile, tarta, etc.). También debe ser el enlace entre todos los proveedores y la novia/novio el día de la boda. Esto permitirá que los novios disfruten el día con sus amigos y familiares en lugar de tener que perseguir a los distintos proveedores que puedan tener.

Una vez que se acerca el momento de la ceremonia, wedding planner debe asegurarse de que todos estén en su lugar. Son responsables de garantizar que cada persona en la fiesta de bodas (padrinos, pajes, etc.) cumplan con sus responsabilidades y que los invitados reciban un trato adecuado. Una vez que es hora de que comience la ceremonia, la wedding planner (o su asistente) debe estar lista para hacer lo que sea necesario para que todo fluya según lo planeado.

Una vez completada la ceremonia, la wedding planner debe asegurarse de que los invitados sean conducidos rápidamente al lugar de recepción y que la pareja esté en el lugar apropiado para comenzar las fotos. Este es uno de los segmentos más importantes y pasados ​​por alto de la boda, pero si se ejecuta correctamente, garantizará un inicio sin problemas y oportuno de la recepción. Una de las principales funciones en este sentido de la wedding planner es tener la capacidad de mantener la boda en movimiento de acuerdo con lo planeado, pero también saber cuándo acelerar o ralentizar los distintos momentos.

Después de la boda

El trabajo de la wedding planner no se acaba con el final de la ceremonia, ni con el final de la recepción, ya que incluso después de todo eso deben asegurarse de que todos los bienes personales y los regalos de boda del cliente estén guardados, ya sea en el coche de la pareja, en su habitación de hotel o en el lugar que hayan establecido previamente. Del mismo modo, deben asegurarse de que todo lo que haya sido alquilado sea devuelto o, por lo menos, que esté a resguardo para evitar pérdidas o robos.

 

Servicio completo

Así como son muchas las novias que no contemplan la posibilidad de que alguien más organice su boda, también son muchas las que ven en una wedding planner una especie de hada madrina que se encarga de darle su noche soñada reduciendo el esfuerzo necesario por parte de la pareja. En estos casos, el servicio completo es lo que el cliente busca y es lo que te vamos a explicar a continuación. Como te comentábamos anteriormente, el servicio completo de una wedding planner incluye el Día de Coordinación, pero además incluye meses de planificación y perfeccionamiento antes del gran día.

¡Empecemos!

 

Presupuesto

De alguna manera u otra, el presupuesto afectará cada decisión de la boda. Muy temprano en las etapas de planificación, la wedding planner debe iniciar una discusión detallada con el cliente sobre su presupuesto para la boda. Algunos clientes manejarán el presupuesto ellos mismos y algunos clientes querrán o necesitarán su ayuda. Es importante definir correctamente el presupuesto, ya que de él dependerá el tipo y la cantidad de distintos proveedores con los que podrá contar la wedding planner para organizar tu boda.

 

Lugares

Una vez que se acuerde el presupuesto, es hora de comenzar a buscar lugares. La comparación de lugares puede ser uno de los trabajos más complicados que tiene una wedding planner, pero también es el punto en el que pueden ofrecer el mayor valor añadido a su cliente. Cada lugar que consideres va a incluir distintos producto y artículos a contratar (desde la comida y la bebida hasta el dj o el fotógrafo); esto también es algo que la wedding planner tiene en cuenta para organizar de forma óptima cada pequeño aspecto de la boda.

La función principal de una wedding planner es, básicamente, hacerle la vida lo más sencilla posible al cliente y, en ese sentido, averiguar si un determinado lugar tiene disponibilidad para la fecha que hayas elegido es una de las tareas fundamentales. Esto ahorrará mucho tiempo ya que trabajaréis con opciones seguras, evitando así la posibilidad de elegir un lugar que luego no tenga disponibilidad para le fecha elegida.

Proveedores

Una vez que el lugar y la fecha se seleccionan y se confirman con un depósito, es hora de comenzar a seleccionar los proveedores, y en eso también la wedding planner participará activamente. Ella será la encargada de crear una lista de proveedores que ofrezcan lo que tú quieres para tu boda y tengan disponibilidad para la fecha de la misma, de forma que tu solo tengas que elegir entre opciones que se adaptan a tus gustos, necesidades y deseos.

Si tú o la persona que esté a cargo de trabajar con la wedding planner suelen agobiarse al tener que tomar decisiones, no te preocupes, ya que estas profesionales están sumamente preparadas y acostumbradas a trabajar con todo tipo de clientes y saben cómo adaptarse a cada uno. Tú solo tienes que dejarla hacer su trabajo y luego decidir simplemente en función de lo que más te guste

 

Convertir la magia en realidad

Después de que el lugar y los vendedores estén reservados y asegurados, necesitarás a tu wedding planner para todo lo demás que hace que una boda sea el día mágico que siempre deseaste, incluso para la elección del vestido, si así lo deseas. Esto puede incluir asistir a las pruebas o simplemente dar su opinión sobre las fotos que le envíes por email. También se encargará de contactar con la florería que vaya a decorar tu boda (y la que vaya a hacer tu ramo, si es que no es la misma), por lo que siempre tendrá una idea global de la boda, cosa que puede ser muy beneficiosa al momento de ayudarte a elegir el vestido o cualquier otra cosa de la preparación.

Pero los detalles de una boda pueden ser infinitos, y la wedding planner suele estar al tanto de todos ellos. Si un invitado es alérgico a algún tipo de comida, ella lo sabrá y estará pendiente de que se le sirva el plato correcto de la misma forma en que estará pendiente de cualquier tipo de imprevisto para solucionarlo tan pronto como sea posible.

¡Tantos detalles y ni siquiera mencionamos los materiales impresos! Invitaciones, menús, tarjetas, nombres de mesa y cualquier otra cosa que necesites imprimir podrá ser también tarea de la wedding planner. Ellas trabajan continuamente con imprentas de todo tipo, por lo que te podrán ofrecer proveedores de este tipo con los que obtener el producto impreso que deseas.

 

Conclusión

Como cada boda es completamente única, la respuesta a la pregunta “¿Qué hace una wedding planner?” nunca es la misma, sin embargo hay algo que queda claro: el deber principal de una planificadora de boda es resolver las preocupaciones que tenga la pareja a la vez que se asegura de que consigan la boda que siempre soñado. Si esto te parece atractivo, comienza a buscar la wedding planner perfecta para ti y olvídate del estrés de preparar una boda! ;)

 

Esperamos que este artículo te haya gustado y te sirva para entender mejor qué hace una wedding planner. Si así fue, no dudes en compartirlo.